タスク管理アプリnotionが便利でオシャレ!情報をスッキリ整理する方法。

今回は私が普段から使っているタスク管理アプリ、notionを紹介したいと思います。

私がnotionを使い始めたのはこのツイートを見たのがきっかけ。

実際使って見て思ったのですが、同じタスク管理アプリとして有名なTrelloに比べて、notionはさらに多機能で情報が一元化できてさらにオシャレ。本当に感動します。

notionは非常に多機能なアプリですので、今回はその中でも基本的な機能と、実際に自分がどのように使っているかをご紹介したいと思います。

基本的な機能

基本機能「page」

基本的には「page」を追加して行く形でスプレッドシート、無地のページ、カレンダー、コードやデザイン設計などの様々な機能を追加していくことができます。Evernoteで言う「ノートブック」が様々な機能を持っていて、中にそれぞれ別個のノートを格納しておけるイメージです。

この一つ一つのpageは全て完全マークダウン対応なので、キーボードでインデントやリスト、チェックボックスを作るのが煩雑に感じられるEvernoteに対してマークダウンでゴリゴリ書くことができます。

具体的なpageの使い方としては、以下のようなテンプレートを選択することが可能です。

①Table

Googleのスプレッドシート・エクセルのようなテーブルを作成できます。表を作ったり、グラフ作ったり、また他のメンバーとシェアしたりできる点で機能はスプレッドシートとほぼ同じです。

②カレンダー

リストやtodoで書いた内容をそのまま表示出来ます。リマインダーもあるので、いちいちGoogleカレンダーやAppleの純正カレンダーのようなアプリを使う手間から解放されます。

③リスト

リストで情報管理できます。読んだ本や取引先リスト、連絡先リストなどを一発で作成して、必要があれば重要度の設定なども可能です。

④todo機能

Trelloと同じようなタブでtodoを管理できます。ワークスペースを作ればTrelloと同じようにメンバーと内容をシェアしてタスク管理できます。その際はTrelloと同じくメールアドレスで共有可能です。

⑤情報管理用ノートブック

Evernoteと同じ機能です。ただEvernoteがフロー寄りのノートで、ぽんぽん放り込んだノートの流れがかなり早いのに対してこちらはScrapboxのようにストック寄りです。これがあればEvernoteとscrapboxの機能が一つですみます。

リンクをコピペするとMediumのようにembed(埋め込み機能)するかどうか聞いてきたり、非常に優秀です。TwitterなどのSNSもリンクを埋め込むとすぐに表示してくれます。

これ以外にも例えばempty page(空白のページ)を使ってコードを書いたり、デザインをしたりする機能もあったりと本当になんでもござれですし、何よりも画面がシンプルで美しく感動です。

おすすめの使い方

notionはとても多機能で色々なアプリの機能を一元化できる一方で、

  • あまりに機能が多すぎる
  • 日本語対応しておらず英語のみ

と言う点から最初は何をしていいかよくわからなくなってしまいます。

そこでまず、notionにはデフォルトで仮のワークスペースやプライベートページが作られているのですがこれらを一旦消した上で、自分が使いたい機能に限定して随時ページやタブを追加して整理していくのが良いです。

こちらのnoteによくまとまっていました。

参考 「Notion」レビュー。必要な情報をこれひとつで管理する4つの方法note 個人的にはプライベートも管理できるのが良いなと思います。ワークスペースとは別で

  • 読書メモを作ったり(evernoteだとどうしてもすぐ他のノートに流されてしまいます)
  • リストで読んだ本の記録
  • 旅行先リスト+行った時にまわった観光地や買ったもののメモ、旅行の注意点など
  • 食べたものやレストランのマイ食べログ
  • 見たい映画のリンクを入力すると自動で表示してくれるので、観たい映画と観た映画についての簡単なあらすじ記録

を作ったりすることで、日記がわりにしています。これらをそのままnotionのブログ作成ページを作ってそちらで編集することで、あっという間にブログの記事が完成します。素晴らしすぎますね。

このようにnotion一つでGoogleカレンダー、スプレッドシート・エクセル、メモ帳、個人・チームのタスク管理、日記、リマインダー、データストレージとあらゆる機能を一元化できる上に、デザインがシンプルでサクサク使えるので本当に使っていて楽しいです。

私は普段、必要に応じて他人とのコミュニケーションにはSlackやGoogleカレンダー等を使うこともありますが、個人としてはフロー強めのEvernoteにとりあえず全ての物を放り込んで、必要な情報のうち特に仕事で使ったり思考を深めたいものをストック性強めのscrapboxで、タスク管理やブログ記事と言った軽いものを同じくストック強めではあるものの軽くて使いやすいnotionで完結させています。私はnotionアプリを手持ちの全てのデバイス(iPhone,Mac,iPad等)に入れて電車の中ではスマホでブログの下書きを作ったり、翌週以降のタスク管理をしています。

本当に便利ですし、使っていて楽しいのでまだダウンロードしていない人はぜひ!

参考 All-in-one workspacenotion 公式サイト

Evernoteの意外な使い方はこちらから。

Evernoteを使うと仕事の効率化が図れる。基本機能から意外な使い方まで。